La gestión de un proyecto debe tener claridad sobre quiénes serán los beneficiados, quiénes aportarán los recursos y quiénes serán los líderes.
Se trate de construir una estación espacial o de una mudanza de casa, todos los proyectos requieren de una planificación. A continuación, hacemos un breve repaso a uno de los puntos claves de dicha planificación: la construcción de equipos y los problemas que podemos encontrarnos.
Hacer equipo
Un proyecto es encabezado por quien lo patrocina; es planificado o supervisado por un gestor y puede incluir a alguien que lidere o encabece los equipos de trabajo. No importa quién desempeñe este papel, es muy importante que un equipo cuente con alguien que los motive e impulse, que sea un buen ejemplo a seguir, que tenga buenas capacidades de negociación con los proveedores, que sepa observar para prevenir conflictos y que tenga criterios amplios para hacer la selección de personal.
No estandarizar al personal con pruebas o criterios homogéneos será ideal para lograr que cada uno desarrolle su creatividad y sus aptitudes.
El desempeño de un equipo requiere de responsabilidad individual y también mutua.
Principales problemas en los equipos
En esta gestión de equipos pueden surgir problemas, los más comunes son:
- Aptitudes insuficientes: Es común que a mitad de la implementación salga a relucir que hacen falta más habilidades técnicas o profesionales en el personal. El problema no siempre se resuelve sacando a alguien del equipo, esto podría traer costos de tiempo, así que lo mejor es tomar en cuenta la posibilidad de capacitar al personal o de buscar una asesoría externa o de alguien que domine el tema dentro del equipo.
- Alguien renuncia: Este asunto será más o menos grave según el cargo y las labores de esa persona. Puede contratarse a alguien más o puede hacerse una redistribución de las tareas que esa persona realizaba entre todos los miembros del equipo. También puede ser una oportunidad para que otro miembro entusiasta y capacitado se involucre más.
- Amiguismo improductivo: Si se han formado grupos de amigos en el trabajo es posible que pasen mucho tiempo distrayéndose mutuamente. En estos casos es recomendable dejar claras las reglas del juego, los tiempos de distracción y, si se vuelve un tema molesto, quizá sea necesario redistribuir a los equipos para dispersar a los grupos de amigos.
- Tareas irrelevantes para la meta: Puede surgir el caso de personas que inviertan su tiempo en labores innecesarias. Esa persona debe reaprender a gestionar su tiempo. Para ello es necesario que se le expliquen de nuevo cuáles son las prioridades y metas del proyecto. Quizá esa persona podría trabajar en equipo con alguien que tenga más claros los objetivos.
- Trabajo que no cumple con los requisitos: Este puede ser un factor que lleve al fracaso del proyecto. Retroalimentar constantemente el trabajo que realiza el personal es una tarea que puede salvar la meta. Todos deben conocer los estándares de calidad esperados.
Es crucial establecer un nivel de calidad que satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas.
Guía HBR: Gestión de proyectos
De Harvard Business Review
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